La
Universidad de Montevideo implementa la primer solución SAP para educación
superior en América Latina
Introducción
La Universidad de Montevideo
Por qué un sistema integrado de Gestión
Por
qué SAP
mySAP
HIGHER EDUCATION & RESEARCH CAMPUS MANAGEMENT
Video
del proyecto de implementación en la Universidad de Montevideo
(Formato: MPEG, 180 MB)
El equipo interno
La
transferencia a productivo
El
equipo externo- porque CONEX
Integrando la información de los procesos Administrativos y de Soporte
Académico
Ficha
Técnica
Otros
proyectos de Campus Management
Apartados
de prensa
INTRODUCCIÓN
La Universidad de Montevideo implementa exitosamente la primera solución
mySAP para educación superior en América Latina. El 15 de julio
de 2002 se puso en producción el sistema integrado de información
R/3 y Campus Management, asegurando un nuevo paso en el camino hacia la excelencia.
Esta es la primera implementación de la solución de SAP para
Educación Superior en América Latina, y una de las primeras
en el mundo. Esto significa que la Universidad de Montevideo se pone a la
vanguardia mundial en la aplicación de tecnología para la gestión.
No es fácil gestionar una institución educativa, pero si se
usa la mejor tecnología de gestión disponible, se torna manejable.
SAP es una empresa alemana, líder en el mercado mundial de sistemas
integrados de gestión, que ofrece los caminos adecuados para enfrentar
con acierto ese desafío.
Pero
la importancia de la implementación de mySAP en la Universidad de Montevideo
no acaba allí. El otro aspecto relevante es la exportación de
servicios. Uruguay está explorando exitosamente desde hace una década,
la exportación de servicios de consultoría profesional en todo
el mundo, y en particular en áreas relacionadas con la mejora de la
gestión y la implementación de sistemas de gestión. Un
ejemplo es la Unidad de Consultoría Externa de UTE (CONEX) con experiencia
en más de 20 países en el mundo.
Esta fue una de las razones por las cuales el proyecto de implementación
en la Universidad de Montevideo fuera llevado a cabo por técnicos uruguayos
de la propia Universidad y de CONEX.
A partir de este proyecto se abren nuevas oportunidades para la exportación
de producto intelectual al resto de América Latina, ya que este grupo
de profesionales ha capitalizado una experiencia invalorable para cualquier
otra institución educativa que quiera acceder a esta tecnología
de gestión.
LA
UNIVERSIDAD DE MONTEVIDEO
En poco más de quince años de actividad académica, la
Universidad de Montevideo se ha constituido en una de las universidades privadas
más prestigiosas de nuestro país. Más de dos mil alumnos
participan cada año de los programas ofrecidos por seis facultades
y otros tantos centros académicos, que cubren buena parte de las áreas
del conocimiento científicas, humanísticas, sociales y empresariales.
La Universidad de Montevideo tiene como misión promover una cultura
de trabajo y de servicio en la persona, la familia y la sociedad, mediante
la excelencia en el quehacer universitario, fundando su actividad académica
en una concepción trascendente del hombre comprometida con la búsqueda
de la verdad.
POR QUÉ UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
La organización y administración eficiente de todos los recursos
para brindar a los alumnos el mejor producto académico no es tarea
fácil. "El saber no ocupa lugar", pero la actividad de una
universidad implica gran cantidad de información que debe ser registrada,
documentada, conservada y oportunamente analizada, para la administración
y contabilidad de los alumnos, la administración de servicios académicos
y la gestión de proyectos de investigación.
El "bug" del año 2000 pasó prácticamente desapercibido
para la Universidad, ya que la mayoría de los procesos administrativos
tenía soporte en sistemas con escaso nivel de informatización.
Sin embargo, al constatar un sostenido crecimiento anual del orden del 20%,
la dirección de la Universidad decidió que era el momento adecuado
para que los sistemas de gestión al servicio de los procesos educativos
alcanzaran el nivel de excelencia propuesto en su misión.
Rápidamente se comprendió que los objetivos buscados solo se
alcanzarían con una solución que integrara también a
los principales procesos administrativos: la gestión económica
y financiera, las compras, y la gestión del recurso más valioso
de una universidad: sus profesores y sus empleados
POR QUÉ SAP
mySAP Higher Education & Research Campus Management fue la solución
que la Universidad de Montevideo seleccionó para asegurar la calidad
de sus procesos de gestión. SAP es el líder mundial en el mercado
de sistemas integrados de gestión (Enterprise Resource Planning), con
más de 45,000 instalaciones de su producto principal, SAP R/3, en cerca
de 120 países.
El seleccionar a SAP como socio tecnológico significa estar a la vanguardia
en el desarrollo tecnológico y contar con una capacidad de soporte,
mantenimiento y actualización que ningún otro proveedor podía
ofrecer. La vasta experiencia acumulada se traduce en una metodología
muy afinada, Accelerated SAP, esencial para una implementación rápida
y eficiente.
mySAP
HIGHER EDUCATION & RESEARCH CAMPUS MANAGEMENT
La solución adoptada por la Universidad de Montevideo ofrece un soporte
informático para documentar información y permitir tomar decisiones
relevantes en los principales procesos administrativos:
El ciclo de vida de un estudiante, desde que es admitido hasta que egresa,
incluyendo sus estudios previos, su asistencia a clase, las evaluaciones
de desempeño y las pasantías laborales, así como todas
las transacciones en las cuales se produce un diálogo administrativo
entre el estudiante y la universidad.
Los ciclos económicos
y financieros relacionados con los estudiantes, incluyendo la facturación,
la cobranza y la asignación de becas.
La programación
periódica de planes de estudio, que comprende la creación
de un plan de estudios, el registro de la documentación pertinente,
la programación a lo largo del año, y la asignación
de recursos necesarios para ejecutarlos.
La compra, almacenamiento
y distribución de los recursos materiales necesarios para funcionar.
Los procesos relacionados
a la administración de los recursos humanos: selección, evaluación
de desempeño, pago de nómina y otros.
Todos los procesos
necesarios para gestionar la contabilidad y las finanzas de forma de cumplir
adecuadamente con las legislaciones vigentes, y de forma de obtener información
oportuna para tomar decisiones.
EL
EQUIPO INTERNO
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"Las
personas que elegimos para el equipo de implementación han realizado,
sin lugar a dudas, la contribución más significativa para el
éxito del proyecto. Cuando los invitamos a formar parte de este proyecto,
lo único que tenían para ofrecer era una gran disposición
para participar, y enormes dudas sobre si ellos serían las personas
adecuadas para el encargo. No tenían conocimientos sobre análisis
de procesos, ni sobre sistemas de información; la mayoría de
ellos no tenía más responsabilidades que la de su ámbito
de trabajo diario. Sin embargo, todos compartían dos valores que resultaron
esenciales: una cantidad razonable de sentido común y la visión
de que el resultado sería revolucionario." (Adrián Edelman,
Director de Proyecto, Universidad de Montevideo)
La estructura organizativa de la Universidad es pequeña, por lo que
el recurso más escaso es el tiempo directivo. A las pocas semanas de
iniciado el proyecto, la alta dirección de la Universidad se enfrentó
al primer conflicto: ¿realizar un seguimiento y control estrictos de
la marcha del proyecto, o dictar unas pautas generales y confiar en la capacidad
de decisión del equipo?
Los resultados del empowerment superaron todas las expectativas. Los miembros
del equipo fueron capaces de desarrollar dimensiones de iniciativa, autonomía
y responsabilidad que no habían ejercido hasta el momento, y que les
permitieron, en varios casos, acceder a posiciones de mayor responsabilidad
en la organización una vez finalizado el proyecto.
LA TRANSFERENCIA A PRODUCTIVO
El contacto personal entre el equipo de implementación y los futuros
usuarios resultó de gran utilidad para familiarizar a estos últimos
con la funcionalidad de SAP. La transferencia a productivo se produjo en forma
gradual y pasó casi desapercibida para la mayoría de los involucrados.
EL EQUIPO EXTERNO - POR QUE CONEX
Para conducir los aspectos metodológicos y técnicos del proyecto,
la Universidad confió en CONEX, un emprendimiento de consultoría
integrado por profesionales uruguayos, que ha liderado exitosamente proyectos
de implementación de sistemas y de mejora de la gestión en todo
el mundo.
Si fuera necesario describir con una sola palabra al socio elegido para la
implementación, ésta sería flexibilidad. Héctor
Ramella, gerente de proyecto por CONEX lo explica así: "Desde
el inicio de proyecto percibimos que éste sería un proyecto
singular, por lo que decidimos que la clave sería adecuarnos a los
requerimientos del cliente. El tamaño del proyecto, los recursos disponibles
por el cliente, y principalmente, el asumir la responsabilidad de conducir
una de las primeras implementaciones de la solución SAP Higher Education
en la región y el mundo, nos estimularon a encontrar soluciones creativas
en cada etapa del proyecto. Al mismo tiempo, mantuvimos firmemente el uso
de la metodología ASAP para aprovechar al máximo la invaluable
experiencia acumulada que ésta representa."
INTEGRANDO LA INFORMACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Y DE SOPORTE ACADEMICO
Los beneficios más evidentes son los que resultan de la sustitución
de los escasos sistemas existentes con una solución integrada, a través
de la cual circula información segura, uniforme, no duplicada y oportuna.
El sistema es abierto, lo que permite conectarlo con otros sistemas propios
o de terceros, y es flexible, en cuanto es posible reflejar en él cambios
organizacionales con relativa facilidad.
Pero el proyecto fue complementado además con una intensa racionalización
de los procesos, la cual provocó beneficios inmediatos en términos
de simplicidad de las operaciones y consistencia de la información
disponible. Algunos de los resultados de esta reingeniería fueron:
La estructura organizativa fue modificada para adecuarse a una concepción
de los servicios académicos, donde la docencia y la investigación
se concentran en departamentos por área del conocimiento. La programación
de sesiones es más eficiente, y los alumnos son expuestos a un contacto
efectivamente interdisciplinario.
Las formas de relación
laboral con más de 250 profesores nacionales y extranjeros se estandarizaron
para dar lugar a una tipología uniforme y a la vez flexible.
La contabilidad de centros
de costo se rehizo por completo, para dar lugar a un conjunto flexible basado
en la estructura funcional, en las actividades y en los procesos, que responde
a las necesidades de toma de decisión.
Los procesos de facturación,
que tienen su origen en la prestación de un servicio académico
a un alumno, resultan integrados en tiempo real con los procesos económicos
y contables necesarios para la administración financiera de la Universidad.
El sistema de compras
se fortaleció al establecer puntos de compra potencialmente distribuidos,
pero sobre un catálogo y conjunto de almacenes centralizados.
FICHA
TECNICA
|
Solución
de SAP
|
mySAP
Higher Education & Research Campus Management
|
|
Componentes
instalados
|
Financials
Controlling (FI-CO)
Human Resources (HR)
Materials Management (MM)
Campus Management (CM) Release 6
|
|
Plataforma
de hardware
|
Servidores
IBM Netfinity 6000R
4500RRed Fast Ethernet 100Mbps
|
|
Sistema
operativo
|
Windows
2000 Server
|
|
Base
de datos
|
Microsoft
SQL Server 2000
|
|
Plazo
de implementación
|
13
meses
|
|
Socios
para la implementación
|
UTE
Conex, Uruguay
|
La Universidad de Montevideo demuestra a través del uso de las tecnologías
de la información su compromiso con la excelencia en el quehacer universitario
para el cumplimiento de su misión.
Si
desea contactarse con el equipo de implamtación de SAP Campus Management
en la Universidad de Montevideo, envíe un e-mail a: sapcampus@um.edu.uy
Otros
proyectos de Campus Management